La técnica Kanban de productividad tiene su origen en las fábricas japonesas de Toyota y actualmente está cada vez más de moda en el mundo empresarial. Pero también puedes aplicar una versión simplificada de Kanban a cualquier proyecto personal o laboral.

¿Y cuál es la buena noticia? Que Kanban también se puede incorporar en tu bandeja de entrada de Gmail, gracias a la extensión para Chrome Drag.

¿Qué es la técnica Kanban de productividad?

Por recurrir a una definición sencilla, Kanban es un sistema que permite dividir un gran proyecto en tareas más pequeñas asociadas a tiempos concretos.

Kanban es solo una parte del sistema JIT (Just in Time, Justo a Tiempo) de Toyota. La idea principal es poder encajar todas las fases de un proyecto en el tiempo justo para asegurar que el proyecto se termina en los plazos establecidos.

En su versión más simplificada, la técnica Kanban consiste en crear un gran panel (o una pizarra) con tres columnas: una para las tareas pendientes (to do), otra para las tareas en desarrollo (doing) y la tercera para las tareas terminadas.

Cada tarea del proyecto se escribe en una única tarjeta o post-it, que se irá moviendo desde la primera columna hasta la tercera según vayas avanzando en el trabajo.

La ventaja principal de la técnica Kanban de productividad es que puedes mantener una visión de conjunto mientras avanzas en la realización de cada tarea.

Si quieres aplicarlo para tus proyectos, no necesitas mucho material. Te bastará con un corcho o una pizarra magnética y bastantes notas adhesivas.

Mi consejo es que empieces con un único proyecto para ver cómo te manejas. Después, cuando tengas más soltura, puedes manejar varios proyectos a la vez en la misma pizarra, y para ello puede ser muy útil usar post-its de colores distintos.

Pongamos un ejemplo práctico con dos proyectos sencillos: «Limpiar la casa» será tu proyecto A, y «Cerrar el año fiscal» será tu proyecto B. Al primero le asignaremos el color naranja, y al segundo el color amarillo.

Cada tarea de «Limpiar la casa» la escribirás en un solo papel naranja: «limpiar la cocina», «barrer el salón», «poner la lavadora», etc. En cambio, las tareas como «llamar al gestor», «revisar facturas» y otras irán en post-its amarillos.

Así puedes manejar varios proyectos a la vez sin confusiones, porque cada tarea tiene asignado el color del proyecto al que pertenece.

Cómo usar la técnica Kanban de productividad en Gmail

¡Buenas noticias! Puedes llevar esta idea a tu bandeja de entrada de Gmail gracias a Drag, un complemento para Chrome. Instálalo en tu navegador y verás que tu bandeja de entrada muestra tres columnas.

Por defecto, estas tres columnas serán To do, Doing y Done, pero puedes añadir más si las necesitas o cambiarles el nombre.

Gracias a este sistema, podrás arrastrar fácilmente tus emails de una columna a otra para llevar un registro de las tareas que hayas completado y de las que aún están en curso.

También se activará un botón con la ‘D’ de Drag para que muevas cualquier correo de cualquier carpeta a la columna que te interese.

Sin duda, lo más interesante de Drag es que su plan de pago ofrece añadidos muy útiles para la productividad. Se pueden marcar fechas límite para completar las tareas y añadir nuevas acciones en cada columna, aunque no tengan ningún email asociado.

Para empezar a usar Drag en Chrome, solo tienes que seguir estos pasos:

1. Accede a su página web.
2. Pulsa sobre el botón Add to Chrome.
3. Instala el complemento en tu navegador.
4. Puede que necesites cerrar el navegador y volver a abrirlo para que se muestren los cambios en tu pestaña de Gmail.

La imagen destacada de este post es de Jeff.lasovski tiene licencia Creative Commons.

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