Ayoa es una herramienta muy completa para la gestión de proyectos y de equipos agile a través de Internet. Permite crear mapas mentales, listas de tareas, tableros Kanban, y todo tipo de espacios colaborativos para equipos trabajando en remoto.
Tabla de contenidos
Qué es Ayoa y qué funciones ofrece
En pocas palabras, podemos decir que Ayoa es una herramienta de gestión de proyectos y de tareas, que integra muchas ventajas de las metodologías agile. Gracias a sus numerosas funciones y opciones de visualización, podemos acceder a las diferentes tareas, crear mapas mentales o tableros nuevos, y chatear en directo con otros miembros del equipo.
Por tanto, Ayoa sirve para crear listas de tareas, mapas mentales, esquemas y flujos de trabajo, matrices de Gantt, e incluso auténticas «pizarras» de brainstorming en las que se pueden adjuntar también documentos e imágenes.
Lo que más me gusta de todo ese enfoque visual es la posibilidad de crear tareas en cualquier parte: ya sea un mapa mental o un tablero, o en cualquier sección o subsección, basta con empezar a teclear para tener en marcha nuevas listas de tareas.
Cómo empezar a usar Ayoa
Una vez realizado el registro en Ayoa, accederemos al escritorio principal, con acceso a dos paneles principales: uno para los mapas mentales y otro para los tableros de tareas (o flujos de trabajo).
Las opciones de configuración estarán siempre disponibles en el menú, que se despliega al pulsar sobre el botón en la esquina superior izquierda. Además, la barra superior mantiene algunos accesos directos a determinadas funciones, como el planificador.
Por si te interesa: el planificador es una especie de tablero Kanban, que muestra las tareas inmediatas, las tareas pendientes a corto plazo y las no tan urgentes.
Mapas mentales en Ayoa
En Ayoa, los mapas mentales se pueden llenar de tareas y subtareas, siguiendo siempre una estructura «ramificada»: unas ideas se desglosan en otras, y estas últimas en otras más pequeñas.
Lo que más me gusta de los mapas mentales de Ayoa es la posibilidad de visualizarlos de diferentes maneras: speed map, mapa orgánico y mapa circular o radial.
El speed map es el más sencillo y funciona como los tradicionales esquemas: a medida que avanzamos dentro de un apartado, cada idea se une en forma de ramificación.
El mapa orgánico se diferencia del primero en su estética un poco más «flexible»: pulsando en cualquier extremo tenemos la posibilidad de desplazar los elementos en todas direcciones y crear otras ramificaciones más libremente.
Por último, la visión radial presenta todo el mapa de ideas en forma circular. Cada ramificación se expande desde la parte de dentro del círculo hacia afuera.
Tableros de tareas y flujos de trabajo en Ayoa
La otra modalidad de gestionar el trabajo en Ayoa incorpora muchos elementos de las metodologías agile. En los task boards o tableros de tareas, los equipos de trabajo pueden gestionar proyectos y visualizar fácilmente el progreso de cada fase y de cada miembro del equipo.
A diferencia de los mapas mentales, que se centran en las lluvias de ideas y en la organización visual de la información, los tableros de tareas son la parte fundamental de Ayoa para el día a día de los equipos de trabajo.
Al igual que en la otra sección, en los tableros de tareas también podremos visualizar los elementos de diferentes maneras, según las necesidades de cada momento. A continuación te explico en qué consisten esas vistas disponibles.
Flujo de trabajo
El flujo de trabajo se parece mucho a un tablero Kanban, ya que las tareas se disponen en distintas columnas, agrupadas por categoría.
Las categorías se pueden usar, por ejemplo, para ordenar varios proyectos, o bien para estructurar el trabajo por hacer, en progreso, terminado, etc.
Para añadir una tarea a una columna, solo hay que hacer doble clic en el espacio en blanco y se habilitará el recuadro correspondiente. El traslado de tareas de una columna a otra se realiza simplemente arrastrando (drag and drop).
Canvas
Con esta vista activa, las categorías se convierten en círculos de colores. Puedes crear subcategorías dentro de cada círculo, donde además está disponible la creación de tareas y subtareas. También se pueden crear tareas fuera de círculos, directamente sobre el fondo blanco.
Así, el modo canvas de Ayoa permite visualizar las distintas «burbujas de trabajo» fácilmente y acercar o alejar el zoom para focalizar la atención sobre un tema o varios.
Tareas urgentes
Cualquier tarea que crees en un tablero de Ayoa se puede categorizar como «urgente» o «muy urgente», lo que facilitará la gestión inmediata por parte del equipo. La vista «tareas urgentes» se centra en este tipo de elementos.
Matriz de Ghantt
La matriz de Gantt es una aliada fundamental para los equipos ágiles, porque permite visualizar el progreso en la gestión de un proyecto y observar en un mismo lugar cómo evolucionan las tareas en el tiempo, y a cargo de qué miembro del equipo.
Tareas terminadas
Si en algún momento necesitas revisar las tareas que se han marcado como completadas, tienes también una vista específica para ello.
¿Qué funciones están disponibles en la app móvil de Ayoa?
La herramienta Ayoa también está disponible para móviles Android y iOS. A través de la herramienta podremos acceder a los mapas mentales y tableros de tareas, así como modificarlos e interactuar con los miembros del equipo a través del chat.
No obstante, existen algunas limitaciones, porque no todas las opciones de visualización están disponibles:
- En los tableros de tareas, las vistas disponibles son la de flujo de trabajo, la de tareas urgentes y la de tareas completadas. Para navegar entre diferentes categorías usaremos un menú inferior con los colores de cada una.
- En los mapas mentales, no está disponible la vista en círculo.
Planes y precios de Ayoa
Existe un plan individual gratuito con funciones limitadas (por ejemplo, sin matriz de Gantt y con un número limitado de mapas mentales y tableros). La versión completa individual cuesta 13,20 euros al mes, o bien 11 euros al mes si se realiza el pago anual.
Las suscripciones para equipos de Ayoa varían en función del número de usuarios que queramos integrar. Para un equipo de 5 personas, por ejemplo, el pago sería de 63 euros al mes o 52,50 euros al mes al hacer el pago anual.
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