Flow-e es una herramienta online que permite convertir tu bandeja de entrada de Gmail y Outlook en un gran tablero Kanban. La ventaja frente a Drag es la posibilidad de integrar Outlook. Además, la interfaz es mucho más completa.

Eso sí: la herramienta Flow-e es de pago, y cuesta 9 dólares al mes. Sus creadores son miembros de la compañía Kanbanize, especializada en servicios de software de productividad (basados en la técnica Kanban) para equipos y empresas.

¿Cómo funciona Flow-e?

Una vez que creas tu cuenta en Flow-e, puedes empezar a importar tus correos de Gmail o Outlook. Todos tus mensajes se agruparán en tu bandeja Flow-e, que está estructurado como un gran tablero Kanban. En un futuro se añadirá la opción de gestionar varias cuentas de correo a la vez y de manejar más de un tablero.

Cualquier conversación nueva aparecerá en el apartado de la izquierda, y después podrás moverla de una columna a otra según vayas progresando en la realización de la tarea.

El método Kanban de productividad se basa en tres columnas (tareas por hacer, tareas en progreso y tareas completadas). Pero en Flow-e podremos cambiarlas de nombre y crear nuevas columnas.

La idea es que cualquier email se puede convertir en una tarjeta de tarea, como las de Trello. Y dentro de cada tarjeta podemos añadir listas de tareas, una fecha límite o un recordatorio.

Para afrontar el trabajo de cada día, podemos simplificar el trabajo ordenando las tarjetas según la fecha o la urgencia, por ejemplo.

Funciones destacadas de Flow-e

• Se pueden agrupar varias conversaciones o emails para que todas sus tarjetas asociadas se muevan en bloque de una columna a otra. Así no se pierde de vista la información necesaria para completar esa tarea.
• Posibilidad de asignar tarjetas a miembros del equipo que también usen Flow-e.
• Calendario/línea de tiempo en la parte inferior donde se pueden programar eventos.
• También podemos crear tarjetas independientes, sin ningún email asociado, o añadir tareas pendientes a una tarjeta de email.

Entrevista a Mila Chervenkova de Flow-e

Después de una semana trabajando a diario con la herramienta Flow-e, he decidido entrevistar también a una de las personas del equipo. Mila ha estado en contacto conmigo casi a diario, resolviendo mis dudas sobre el funcionamiento (al principio cuesta acostumbrarse a Flow-e) y anotando todas mis sugerencias.

¡Vamos allá!

P. Hola Mila, gracias por tu tiempo. Antes de nada, me gustaría saber más sobre Kanbanize, que es una importante propuesta de software relacionada con el método KanBan. ¿Podrías explicarme un poco mejor cómo funciona y cuáles son vuestros objetivos en Kanbanize?

R. Kanbanize es una plataforma de lean management centrada en la automatización del flujo de trabajo. El problema que tienen muchas empresas es que usan métodos muy ágiles de gestión a nivel de equipos, pero no consiguen aplicarlo a nivel de departamentos o de toda la empresa. Con los tablones jerarquizados de Kanbanize se pueden ver a la vez todos los elementos de la cadena de producción.

P. ¿Cómo describirías Flow-e en pocas palabras? ¿Podrías contarme cómo se os ocurrió la idea de desarrollar esta herramienta?

R. Usando dos frases, Flow-e es una capa de personalización que se aplica a Gmail y a Outlook365 y que te permite manejar tus emails y tus tareas en un tablero visual Kanban. Es como Trello, pero directamente dentro de tu bandeja de entrada, lo que elimina la necesidad de usar una aplicación e terceros.

Recibir y procesar más de 50 emails al día no es una tarea fácil. Hemos comprobado que entre el 60 y el 70% de las tareas pendientes llegan por email, y aunque la mayoría de las herramientas de gestión de tareas se integran bien en el correo, necesitan un sistema externo. Esto complica aún más nuestras vidas ocupadas, porque hay que sincronizar entre varias bandejas de correo, listas de tareas y calendarios […]

Pensamos entonces que si pudiéramos convertir fácilmente un email en una tarea y moverla en un tablero Kanban, mejoraríamos la gestión de tareas a nivel personal y laboral.

A principios de 2017, un grupo de trabajo especial dentro de Kanbanize empezó a trabajar en un proyecto llamado Wall-E, que actualmente conocemos como Flow-E. En mayo se lanzó para el público y seguimos creciendo y aprendiendo sin parar desde entonces.

P. ¿Qué funciones consideráis que son las principales fortalezas de Flow-e?

R. De momento, nuestros dos principales competidores trabajan con Gmail, mientras que nosotros integramos también Office365. Además, tenemos la ventaja de nuestra amplia experiencia en productividad con Kanbanize.

P. ¿Habéis pensado en integrar alguna herramienta de chat de equipo (como Slack) en Flow-e? ¿Crees que hay una manera de integrar completamente todos esos servicios –Kanban, gestión de tareas, chats de equipo– en una sola herramienta?

R. Hemos empezado a integrar el correo, la gestión de tareas Kanban y el calendario en una sola aplicación. Pero estamos considerando incluir otras herramientas de trabajo en equipo en el futuro y un chat de grupo es una posibilidad.

P. ¿Qué nuevas funciones planeáis incluir en Flow-e en 2018?

R.La verdad es que estamos muy contentos porque tenemos usuarios muy activos y todos los días nos envían sugerencias para mejorar Flow-e. ¡No tenemos tiempo de aburrirnos!

Uno de nuestros mayores lanzamientos para 2018 será la aplicación móvil para iOS y Android.

P. Si no es secreto, ¿podrías contarme en qué servicios nuevos estáis trabajando en Kanbanize?

Los dos productos de la compañía son Kanbanize y Flow-e. […] Por el momento no estamos trabajando en nuevos productos, pero tenemos ideas para algunos que empezaremos a desarrollar pronto.

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