Uno de mis propósitos para 2021 es adoptar el sistema de organización del año de 12 semanas, explicado en el libro The 12 Week Year. Los autores, Brian P. Moran y Michael Lennington, proponen que nos deshagamos del tradicional concepto de «propósitos de año nuevo» para centrarnos en los objetivos estratégicos de 12 semanas.

El año de 12 semanas: en qué consiste el concepto

La idea principal recogida en el libro The 12 Week Year es que la planificación anual es un gran error, tanto para los propósitos personales como laborales.

Al tratarse de periodos de tiempo excesivamente largos, los años naturales no estimulan la necesidad de actuar con el máximo de intensidad en los primeros meses.

Por tanto, si te fijas dos propósitos de año nuevo, es muy probable que empieces con fuerzas en enero, que abandones a finales de febrero y que sientas que todavía hay tiempo de sobra antes del 31 de diciembre para retomar cuando quieras.

¿Te suena? Para muchos, esta es la fórmula del desastre: el 31 de diciembre queda demasiado lejos y genera una falsa sensación de confianza. La realidad es que las últimas semanas del año nos volvemos locos para completar todas nuestras tareas pendientes de desarrollo personal, para cerrar el año en las empresas cumpliendo objetivos, etc.

Entre medias, ha habido una larga serie de semanas «desperdiciadas», en las que hemos trabajado por debajo de nuestra capacidad, desperdiciando nuestro tiempo y energía y atrasando cada vez más nuestros retos y objetivos.

Para Brian P. Moran y Michael Lennington la solución pasa por abandonar el concepto del año natural de 12 meses y empezar a planificar la vida en función de años de 12 semanas. De este modo, cada semana equivale a todo un mes de trabajo, por lo que hay que esforzarse al máximo para conseguir los objetivos propuestos.

El año de 12 semanas puede comenzar cuando quieras, pero debes establecerlo exactamente con ese número de semanas. No se trata de una planificación de medio año, ni de una programación trimestral (al fin y al cabo, un trimestre puede no tener exactamente 12 semanas).

Planifica las próximas 12 semanas para cumplir una serie de objetivos, como si te enfrentaras a un año completo de trabajo. La sensación de urgencia y la necesidad de compromiso aumentan, y no hay tiempo de relajarse.

Al fin y al cabo, si una semana sale mal, ¡equivale a haber desperdiciado un mes!

Los elementos clave: cómo aplicar el año de 12 semanas

El año de 12 semanas es, fundamentalmente, un conjunto de técnicas de gestión del tiempo, pero es importante poner en práctica todos sus pasos para que la planificación sea adecuada y para que los resultados se ajusten a lo esperado.

A continuación encontrarás los principales elementos que componen el sistema explicado en el libro, y por qué son tan importantes.

La visión

Los autores son muy insistentes en la importancia de tener una visión de futuro antes de empezar a organizar. Sin una visión de lo que queremos conseguir en el largo plazo, es muy difícil plantear objetivos estratégicos para lograrlo.

Al fin y al cabo, si no sabes cuál es tu destino, ¿cómo sabrás en qué dirección remar?

Tu visión es una descripción muy detallada de cómo quieres que sea tu vida en el largo plazo (dentro de 5 o 10 años, por ejemplo). Escribe cuánto quieres ganar, dónde quieres vivir, qué tiempo tendrás disponible para tu familia y tus hobbies, cómo será tu negocio, etc.

Se trata de soñar a lo grande, sin límites, pero con el máximo nivel de detalle y especificidad. Analiza si quieres trabajar por tu cuenta, o en una gran compañía, o en una pyme. Escribe el nombre de la empresa, el departamento en el que quieres estar, tus funciones, tu horario, tu remuneración, etc.

Este nivel de detalle se aplica a todos los ámbitos de la vida. Si estás haciendo una planificación de un año de 12 semanas en tu empresa, la visión debe reflejar un objetivo común, lo que se quiere conseguir con el trabajo de todo el equipo en los próximos años.

Los objetivos para las 12 semanas

El siguiente paso es definir los objetivos en los que centrarás todo tu esfuerzo en las próximas 12 semanas. Hablamos de objetivos estratégicos, que te acercan a ese futuro que has reflejado en la visión.

En este momento lo más importante es ser realistas: intentar abarcar demasiadas cosas será un error enorme, porque el tiempo disponible es limitado (recuerda: ¡tu año tendrá solo 12 semanas!)

Los autores recomiendan fijar un máximo de tres objetivos. Deberían suponer un reto para que tengas motivación para trabajar en ellos, pero también deben ser realistas. Una buena idea es seleccionar dos objetivos mayores y quizá un tercer objetivo menos importante o que requiera menos dedicación de tiempo.

Planifica tu año de 12 semanas

Una vez definidos los objetivos estratégicos, el siguiente paso es establecer las acciones necesarias para lograrlos.

En esta fase tendrás que «desgranar» esos objetivos en una serie de fases o tareas de menor calibre. Habrá acciones que tendrás que realizar todas las semanas y otras que tengan una relación de dependencia temporal entre sí, por lo que tendrás que asignarlas a semanas específicas en tu planificación.

Por ejemplo, si te has propuesto crear una tienda online, la elaboración del diseño inicial es anterior al lanzamiento de ofertas para clientes. El diseño debe estar en las primeras semanas, mientras que el lanzamiento de ofertas solo será posible más adelante, cuando la web esté lista para su puesta en funcionamiento para el público.

En definitiva: en tu planificación incluirás tanto hábitos diarios o semanales como acciones puntuales, que solo se completan una vez.

Planificación semana a semana

Antes de empezar cada semana, revisa las tareas pendientes y establece una buena distribución de tu tiempo disponible para trabajar en esos objetivos.

El libro The 12 Week Year propone tres tipos de «bloques de tiempo» que debes incluir en cada semana de trabajo:

• Strategic blocks. Un bloque estratégico se compone de 3 horas seguidas de trabajo dedicadas exclusivamente a los objetivos clave de tu año de 12 semanas. Volviendo al ejemplo anterior, serían 3 horas dedicadas al diseño de la tienda online, sin distracciones.
• Buffer blocks: son bloques de 30 minutos dedicados a tareas necesarias, pero que aportan menos valor en el camino hacia los objetivos. por ejemplo, contestar emails, gestionar facturas, etc.).
• Breakout blocks: bloques de descanso, de al menos 3 horas seguidas, para el ocio. Te ayudarán a distraerte y a recuperar fuerzas antes de seguir trabajando a fondo en tus objetivos.

Los autores proponen que cada semana debe tener, como mínimo, un bloque estratégico y un bloque de descanso. Asimismo, cada día se fijarán uno o dos bloques de relleno, de 30 minutos cada uno.

Dedica tiempo cada semana a planificar el trabajo antes de lanzarte a las tareas. Esta planificación se puede hacer a primera hora el lunes, o al finalizar la semana anterior. Serán 10 o 15 minutos muy bien invertidos para no perderte entre el agobio y mantener el foco en lo importante, en lo que de verdad necesitas lograr semana a semana para conseguir tus objetivos.

WAM: una reunión fundamental para mantener los niveles de productividad

Se ha demostrado que somos mucho más productivos y tenemos más probabilidades de tener éxito si compartimos nuestros propósitos y nuestro progreso con otros. Esto se logra, según los autores, mediante los Weekly Accountability Meetings.

Estas reuniones, celebradas una vez a la semana, permiten compartir nuestros progresos, analizar qué está fallando, y sentirnos responsables por la parte que nos corresponde en el avance hacia los objetivos.

En el ámbito laboral, esto se traduce en una reunión de todo el equipo o departamento, quizá a primera hora del lunes. De este modo, se puede tomar conciencia de cómo están avanzando los diferentes miembros del equipo, si necesitan ayuda en algo… Y también conoceremos qué partes del proyecto podrían sufrir retrasos.

Si aplicas el año de 12 semanas a nivel particular, puedes buscar a alguien con quien quedar o hablar por teléfono 10 minutos a la semana para compartir avances.

Evaluación de resultados

Otro componente fundamental del año de 12 semanas es la medición del progreso. Esto se lleva a cabo al terminar la semana (por ejemplo, el viernes a última hora).

Nos fijaremos en dos parámetros: los lead indicators –acciones que te conducen hacia un resultado– y lag indicators (los resultados en sí). Por ejemplo, si has trabajado durante la semana para conseguir 8 nuevos clientes, cada llamada de captación es un lead y cada cliente logrado es un lag.

Asimismo, cada semana debes analizar el número de tareas completadas con respecto al número de tareas previstas. El objetivo es llegar, como mínimo, al 85% de puntuación. Si estás por debajo, quizá tengas que plantearte qué ha ido mal: ¿necesitas ser más productiv@ la semana siguiente o tienes que repasar tus objetivos por ser demasiado exigentes?

Qué hacer en la semana 13

Una vez completado tu año de 12 semanas, dedica una semana adicional a evaluar resultados, a planificar tu próximo año, y a disfrutar de una recompensa. Ve a un spa, haz un viaje de cuatro días, reserva mesa con tu familia en tu restaurante favorito, etc.

Recuerda: disfruta de tu premio, evalúa resultados ¡y recupera fuerzas! Planifica tu próximo año de 12 semanas para empezarlo con energía y tener éxito de nuevo.

Mi año de 12 semanas: este será mi reto en 2021

El paso de 2020 a 2021 ha coincidido para mí con una serie de cambios en objetivos, visión estratégica, etc. Tengo muchas ganas de trabajar de manera más consciente y de avanzar en la dirección que me he propuesto a nivel personal y profesional.

El próximo lunes 4 de enero comenzaré mi gran aventura: mi primer año de 12 semanas. Me he propuesto compartir los progresos en esta web, como un modo personalizado de WAM en el que, en vez de reunirme, tendré que rendir cuentas de mis resultados por escrito.

Espero que este viaje te resulte útil también para avanzar en tus objetivos y aplicar el año de 12 semanas en tu vida.

¡Nos vemos pronto por aquí! 💪🏻

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