Mindfulness y productividad en tu correo electrónico

Mindfulness y productividad en tu correo electrónico – Laura Tejerina

¿Se puede llevar el mindfulness (conciencia plena) y la productividad a la gestión del email? ¡Sí! El correo electrónico debería ser una herramienta de comunicación y no una fuente de estrés.

Gestionar el correo electrónico llegó a convertirse en una pesadilla para mí hace unos años. Siempre tuve clientes capaces de escribir los domingos a las 2.00 de la mañana para reclamar cosas, o incluso para criticar errores de mi trabajo.

Por eso, con el paso del tiempo, he desarrollado varios hábitos y trucos que me ayudan a mantenerme concentrada en mi trabajo.

Poniendo más atención a mi gestión del email me he dado cuenta de que trabajo mejor, sin distracciones. Además, evito enfrentarme a una carga extra (e innecesaria) de estrés.

¿Correo electrónico? Sí, pero sin agobios

Una de las primeras grandes decisiones que tomé para ser más feliz en mi vida digital fue desactivar las notificaciones y la actualización automática del correo electrónico en el móvil.

Así, si estoy ocupada con otros temas o simplemente disfrutando de mi tiempo libre, no me enteraré de los mensajes que me lleguen “fuera de hora”.

En el caso de una empresa con la que trabajo en temas de social media, he dejado mi número de WhatsApp y me notifican directamente por ahí cuando hay algo realmente urgente para las redes sociales.

Lógicamente, esas situaciones de urgencia son excepcionales. Lo normal es que el correo electrónico, en mi caso, no necesite acción inmediata. Seamos realistas: muchas de las locuras en las que nos vemos envueltos por los emails se pueden solucionar a otras horas “más normales”.

Ahora estoy poco a poco intentando dar el paso de no usar de ningún modo el correo electrónico en el móvil. Salvo en los casos que he mencionado de “máxima urgencia”, me he propuesto no abrir las apps de email en el smartphone.

Mi idea es dedicar dos ratos al día para gestionar el correo y las acciones requeridas, pero solo desde el ordenador. Lo haré una vez en franja de mañana, y otra en franja de tarde. Y cuando se acaben los correos pendientes, se acabaron.

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Lógicamente, las circunstancias de cada trabajador son distintas y no todas las normas valen por igual. Pero te invito a reflexionar sobre la manera en la que te relacionas con el correo electrónico.

Seguro que hay muchas maneras con las que puedes aplicar más atención y conseguir más productividad reduciendo el estrés. Plantéate las preguntas:

¿Realmente es tan urgente contestar a ese correo?

¿De verdad es tan importante que lea los emails en cuanto me llegan, siempre, en cualquier lugar?

Correo electrónico con técnica Kanban para priorizar tareas

Otro de los grandes descubrimientos para la productividad en el email ha sido, para mí, la aplicación de la técnica Kanban.

Se trata de un sistema que te permite priorizar los mensajes importantes y dividir tu trabajo en varias columnas: las cosas pendientes de hacer, las actividades que ya estás realizando, y las tareas ya completadas.

Este sistema visual se aplica a nivel de desarrollo de proyectos en las empresas, y lo puedes aplicar a tu correo electrónico. Puedes echar un vistazo a los artículos que he escrito sobre el tema: uno sobre Drag App y otro sobre Flow-e.

Personalmente me gusta mucho más Flow-e porque utiliza una interfaz propia. Desde que la uso ya no entro para nada a Gmail.

En resumen…

  1. Establece tiempos y lugares adecuados para gestionar el correo. Hazlo desde el ordenador o desde tu puesto de trabajo físico.
  2. Desactiva notificaciones de email en el móvil.
  3. Reduce el tiempo que pasas viendo y contestando correos desde el smartphone.
  4. Aplica la técnica Kanban a tu email.
  5. Prioriza y reflexiona: ¿qué mensajes son realmente urgentes? ¿Qué tareas pueden esperar?

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